1. Sissejuhatus
Daikin on pühendunud läbipaistval moel tegutsemisele. Püüdleme täieliku õigusliku vastavuse poole kõikjal, kus me tegutseme. Kogu Daikin Europe kontsernis1 peavad töötajad järgima kontserni eetikakoodeksit, mis edendab korrektset käitumist ja mille eesmärgiks on, et töökohal ei leiaks aset ebaseaduslikke tegevusi. Meie eetikakoodeks on igas riigis ja tegevusvaldkonnas, kus me tegutseme, sama. Meie eetikakoodeksi leiate veebilehelt www.daikin.eu.
Julgustame kõiki esitama küsimusi, tooma esile murekohti ja teatama (võimalikust) ebaeetilisest või ebaseaduslikust käitumisest meie äritegevuses. Daikin Europe kontsern tagab, et esitatud teateid menetletakse täielikult konfidentsiaalselt.
Käesolevas poliitikas kirjeldame, kuidas te saate esitada teateid ja kuidas me teate esitamise järel uurimist läbi viime. Samuti selgitame, millist kaitset pakutakse teate esitanud inimestele.
2. Kes saavad teateid esitada?
Daikin Europe kontsernis tähele pandud või kahtlustatavast väärkäitumisest on õigus teatada kõigil: töötajatel, kuid ka välistel osalistel, nagu alltöövõtjatel, konsultantidel, teenusepakkujatel, esindajatel, klientidel jne.
3. Kus on võimalik teateid esitada?
Teate esitamiseks on mitu võimalust. Võite valida kanali, mis teile kõige mugavam tundub.
- Võite esitada teate teie kontaktisikule Daikinis.
- Võite esitada teate rikkumisest ööpäevaringselt töötaval teatamise vihjeliinil. Vihjeliinile saab jätta teate telefoni teel või onlain vormi abil ja teha seda teile sobivas keeles. Vihjeliinile pääseb järgmise lingi vahendusel: https://daikineurope.ethicspoint.com
Teate esitamiseks klõpsake lingil ja avage jaotis „Teate esitamine“ .
Valige enda riik ja märkige eelistatud teatamisviis: veebivorm või telefon. Kui valite telefoni, kuvatakse teile teie riigile vastav telefoninumber.
Kõikidel juhtudel antakse teile kasutaja ID ja salasõna. Küsimused ja suhtlus toimub teiega platvormi vahendusel. Võite igal ajal uuesti platvormi külastada ja jätta täiendavaid dokumente või küsida lisaküsimusi. - Osades riikides on meil spetsiaalne teatamiskanal, mis asub kohaliku entiteedi2 veebisaidil.
4. Kas ma saan teatada anonüümselt?
See võimalus on olemas, kuigi osades riikides ei pruugi see olla õiguslikult võimalik3. Juhtumitest saab teatada anonüümselt, kuigi osades riikides ei pruugi see olla lubatud. Palume teil esitada piisavalt üksikasju ja faktilist teavet, et saaksime teie teadet tulemuslikult uurida.
5. Millistest sündmustest võin ma teatada?
Võite teatada igat laadi murekohtadest, millele te soovite, et me tähelepanu pööraks, kuid käesoleva poliitika eesmärgiks on eelkõige saada teateid Daikin Europe kontserni eetikakoodeksi või seadusandluse võimalike rikkumiste kohta. Sellisteks rikkumisteks on näiteks inimõiguste rikkumine, konkurentsiseaduse rikkumine, kriminaalkuriteod või keskkoona kahjustamine.
6. Kas ma olen juhtumist teatamisel kaitstud?
Daikini eesmärgiks on kaitsta teid võimalike kahjulike järelmite eest, isegi kui pärast uurimist selgus, et mingit rikkumist ei olnud. Me ei aktsepteeri mitte mingil moel kättemaksu (vallandamine, edutamisest keeldumine jms) isikutele, kes heas usu, kui on piisavalt põhjust uskuda, et rikkumine on aset leidnud, juhtumist on teatanud.
Kui te aga teadlikult teatate ja toote avalikkuse ette valeteavet, võib teid oodata selle eest karistus. Samuti võidakse teile esitada nõuded valeteate või avalikkuse ette toodud valeteabe eest kahjunõudeid.
7. Kuidas me tagame konfidentsiaalsuse.
Daikini käsitleb kõiki teateid, nende sisu, teate esitaja ja teiste seotud isikute identiteeti konfidentsiaalselt. Kasutame teie teavet uurimise läbiviimiseks ja tulemusest tulenevalt võimaliku meetmete rakendamiseks.
Me võime avaldada teavet faktide või kahtlustuste kohta riigiasutuste algatud uurimiste või õiguslike menetluste raames. Samuti võime avaldada teavet, kui otsustame, et rikkumistest tuleb teatada ametivõimudele ja/või esitame ametliku kaebuse.
Samuti võime avaldada teate sisu juhtkonnale ja/või meie välistele nõustajatele.
8. Mis juhtub pärast teate esitamist?
Teeme kõik vajaliku, et teateid käsitsetakse ülima hoolega.
Daikin Europe kontserni auditikomitee või, kui seadus seda nõuab, siis kohalik esindaja, vastutab saadud teadete uurimise eest. Auditikomitee / kohalik esindaja teeb pärast teate saamist järgmist:
- 7 päeva jooksul saadab auditikomitee teatanud isikule kättesaamiskinnituse.
- Auditikomitee otsustab, kas teade on vastuvõetav või mitte. Juhul, kui teade ei ole vastuvõetav – kui teade ei lange käesoleva poliitika raamesse – teavitab auditikomitee sellest teatajat.
- Kui teade on aga vastuvõetav, viib auditikomitee läbi uurimise.
- Auditikomitee võib paluda abi teistelt, näiteks tütarettevõtetelt või äriosakondadelt.
- Auditikomitee võib intervjueerida töötajaid ja/või kolmandaid pooli, kes võivad teatatud juhtumist midagi teada.
- Auditikomitee vaatab teatatud juhtumiga seotud dokumendid läbi.
- Uurimise lõppedes langetab auditikomitee asjaga seoses otsuse.
- Kui asi on leidnud kinnitust, astub auditikomitee asjakohaseid samme tuvastatud probleemide lahendamiseks.
- Kui teatatud juhtum ei leidnud kinnitust, lükatakse asi tagasi.
- Auditikomitee teavitab teatanud isikut 3 kuu jooksul uurimise tulemusest.
Auditikomitee austab kõigi uurimisega seotud isikute õigust kaitsele. Sellised isikuid teavitatakse faktidest või murekohtadest ja nad kuulatakse ära.
Eetikakoodeksi rikkumine võib tuua kaasa distsiplinaarmenetluse või töösuhte lõppemist. Kui rikkumise on teinud kolmas pool, võime lõpetada sellise poole või tema tööandjaga lepingulise suhte.
9. Kuidas me peame kinni andmekaitseseadustest.
Teadete menetlemine hõlmab isikuandmete töötlemist. Juhtumist sõltuvalt võib Daikin Europe kontsern koguda andmeid, nagu nimesid, kontaktteavet, ametikoha nimetusi, süsteemi juurdepääsulogisid ja juhtumiga seotud üksikasju.5
Säilitame teie isikuandmeid kuni uurimise lõpuni. Võime neid oma ohuhinnangu ja õiguslike nõudmiste alusel säilitada ka mõnda aega kauem, kuid mitte mingil juhul kauem kui on asjakohastes seadustes lubatud. Teatud andmetüüpide (näiteks juurdepääsulogid) puhul võivad kohalduda lühemad säilitamisajad. Võime säilitada andmeid ka kauem, vastavalt meie seaduslikele huvidele, näiteks võimaliku tulevase kohtuasja või regulatiivsete päringute jaoks, kuid me teeme seda kooskõlas andmete minimeerimise põhimõtete ja teie õigustega.
Teadke, et teil on õigus:
- Juurdepääsule oma isikuandmetele ja neist koopia saamisele.
- Ebatäpsete või mittetäielike isikuandmete parandamisele.
- Teatud olukordades teie isikuandmete kustutamisele.
- Piirata teie isikuandmete töötlemist.
- Esitada legitiimsete huvide baasil pretensioon teie isikuandmete töötlemise suhtes.
- Saada isikuandmed teisaldatavas vormingus.
- Esitada kaebus riigi, kus juhtmist teatati, andmekaitseametisse.
Üksikasjalike selgituste saamiseks ja oma õiguste teostamiseks võtke ühendust andmekaitse koordinaatoritega aadressil dpc@daikineurope.com.
Meie andmekaitsetavade kohta lisateabe saamiseks tutvuge meie andmekaitsepoliitikaga4.
10. Rikkumisest teatamise protseduur ja kaitse Euroopa Liidus
Euroopa Liidus tagavad (väidetavatest) seaduserikkumistest („rikkumistest teatamine“) teatavale isikule kaitse EL-i liikmesriikide seadused ja nn EL-i direktiivid5.
Sellise kaitse saamiseks on järgmised tingimused. Viige end kurssi vastava seaduse konkreetsete nõudmistega:
- Teil peavad olema mõistlikud põhjused uskuda, et teave vastab sellest teatamise hetkel tõele ja selline teave jääb seaduse piiresse;
- Te teatasite sisemiselt või väliselt või avaldasite selle üldsusele vastavalt seadusele.
Sisemine teavitamine tähendab, et kasutasite ühte Daikin Europe kontserni teatamiskanalitest. Teile soovitatakse kasutada esmalt neid.
Väliselt teatamine tähendab, et te esitate teate EL-i liikmesriigis kompetentsetele ametivõimudele. Sellised kompetentsed ametivõimud on loetletud lisas 1. Võite kasutada välist teatamise kanalit pärast seda, kui olete teatanud läbi Daikin Europe kontserni sisekanali ja selline sisekanal ei toiminud korralikult.
Üldsusele avaldamine tähendab, et teatate juhtumist otse avalikkusele läbi näiteks veebiplatvormi või sotsiaalmeedia või meediaväljaannetele. Üldsusele avaldamisel kohaldub teile kaitse, kui
- te teatasite esmalt sisemiselt ja väliselt, kuid rikkumisele tähelepanu ei pööratud või astuti ebaadekvaatseid samme, või
- teil on mõistlikud alused arvata, et eksisteerib vahetu või selge oht avalikkuse huvidele või välise teatamise puhul eksisteerib kättemaksu oht.
Mitte kõigi eetikakoodeksi piiresse langevate küsimuste puhul pole tegemist rikkumisest teatamisega. Me nimetame selliseid juhtumeid „eetilisteks küsimusteks“. Eetilisi küsimusi tõstatanud isiku seadusest tulenev kaitse ei ole see sama, mis rikkumistest teatamine. Sellele vaatamata käsitleb Daikin Europe kontsern eetilisi küsimusi samal moel: selle poliitika juhised ja protsessid kohalduvad kõigile meie saadetud teadetele olenemata, kas tegemist oli rikkumisest teatamise või eetilise küsimusega.
11. Küsimused
Kui teil on küsimusi, võite pöörduda Daikin Europe N.V. Direktori ja peajuristi C. Vynckepoole.
E-post: vyncke.c@daikineurope.com
LISA 1: Asjakohased kompetentsed asutused väliste teadete vastuvõtmiseks
| Austria | EL-i õiguslikest rikkumistest välise teatamise amet Viinis |
| Belgia | Föderaalne Ombudsman Vlaamse Ombudsman Brüsseli-pealinnapiirkonna ombudsman Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens |
| Bulgaaria | Antikorruptsiooni ja varade ebaseadusliku ülemineku komisjon |
| Horvaatia | Horvaatia vabariigi ombudsman |
| Küpros | Teatamiseks sobiva kanali kindlakstegemiseks saavad rikkumisest teatajad võtta ühendust kohaliku õigusliku nõukoja ja/või ombudsmani kontoriga. |
| Tšehhi | Justiitsministeerium, Huvide konflikti ja antikorruptsiooni osakond |
| Taani | Taani andmekaitseamet |
| Eesti | Justiitsministeerium, Eesti kriminaalpoliitika osakond |
| Soome | Justiitsministeerium |
| Prantsusmaa | Defenseur des Droits |
| Saksamaa | Väline teatamise asutus vastavalt rikkumisest teataja kaitse seaduseelnõule Saksamaa föderaalses justiitsametis (Saksamaa) |
| Kreeka | Riiklik läbipaistvusamet |
| Ungari | Alusõiguste komissar |
| Iirimaa | Garda Ombudsman, GSOC Protected Disclosure Unit (PDU) |
| Itaalia | Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) |
| Läti | Riigikantsler, rikkumisest teatajate kontaktpunkt |
| Leedu | Peaprokuröri amet |
| Luksemburg | Luksemburgi finantsteenuste amet – CSSF Luksemburgi kindlustuskomisjon – CAA Luksemburgi konkurentsiamet Luksemburgi registreerimiskohustuste-, varade- ja käibemaksuamet – AED Luksemburgi tööjõu ja kaevanduste amet – ITM Luksemburgi andmekaitsekomisjon – CNPD Luksemburgi võrdsete võimalusete keskus – CET Lepitaja, osana oma ülesandest viia läbi väliseid kontrollimisi kohtades, kus inimestelt on võetud nende vabadused Laste ja noorte ombudsman Luksemburgi regulatiivinstituut – ILR Luksemburgi audiovisuaalse meedia teenuste sõltumatu regulaator – ALIA Luksemburgi ja Diekirchi advokatuuri assotsiatsioon Luksemburgi notarite koda Luksemburgi meditsiiniamet Looduse ja metsa administratsioon – ANF Vee haldamise administratsioon – AGE Õhunavigatsiooni administratsioon – ANA Riiklik tarbija ombudsmani teenus Arhitektide ja konsulteerivate inseneride selts – OAI Luksemburgi kutseliste audiitorite assotsiatsioon – OEC Luksemburgi audiitorite instituut – IRE Luksemburgi otsemaksu administratsioon – ACD |
| Malta | Maltal teatage ühte seadusandluses mainitud asjakohastest riigiasutustest. Nende hulka kuuluvad: Sissetuleku erivolinik (CfR), Finantsteabe analüüsiamet (FIAU), Malta Finantsteenuste amet (MFSA), Vabatahtliku organisatsiooni erivolinik (CVO), Korruptsiooni vastane püsikomisjon ja ombudsman. |
| Madalmaad | Huis voor Klokkenluiders (Madalmaad) |
| Poola | Ombudsman (kuigi lõplik seadus pole veel vastu võetud – jaanuar 2024) |
| Portugal | Peaprokurör |
| Rumeenia | Justiitsministeerium |
| Slovakkia | Peaministriamet / korruptsiooni ennetamise amet Rikkumisest teataja kaitse amet |
| Sloveenia | Komisija za preprečevanje korupcije |
| Hispaania | Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Korruptsiooni ennetamise ja korruptsioonivastase võitluse amet Baleaaridel Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción |
| Rootsi | Rootsi töökeskkonnaamet |
1 Daikin Europe kontsern koosneb ettevõtetest Daikin Europe N.V. Ja Daikin Europe Coordination Center N.V., nende haru- ja tütarettevõtetest ning selliste haru- ja tütarettevõtete haru- ja tütarettevõtetest.
2 Vt Itaalias asuvate entiteetide veebisaite.
3 Kui te asute Tšehhi Vabariigis või Ungaris või teie teade on nimetatud riikidega seotud, tasub teil enne anonüümselt teatamist pidada nõu, kuna anonüümne teavitamine ei pruugi pakkuda riiklikus seadusandluses lubatud kaitset.
4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html
5 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu direktiiv (EL) 2019/1937 23. oktoobrist 2019, mis käsitleb Liidu seadusandluse rikkumistest teatavate isikute kaitset